Mengenal apa itu Eisenhower Matrix? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Presiden Dwight D. Eisenhower menyadari bahwa manajemen waktu yang Tepat melibatkan keseimbangan waktu kamu antara hal-hal yang mendesak dan hal-hal yang penting. Mengetahui cara mengelola waktu secara efektif dapat membantu kamu menjadi lebih produktif di tempat kerja dan memposisikan kamu untuk peluang pertumbuhan.

Metode pengambilan keputusan Eisenhower matrix dapat menjadi alat yang hebat untuk membantu kamu mengelola prioritas dan memilih item mana dalam daftar tugas yang harus segera kamu selesaikan dan mana yang dapat didelegasikan.

Apa itu Eisenhower Matrix?

Eisenhower matrix atau metriks eisenhower merupakan tools untuk memprioritaskan tugas-tugas yang perlu kamu selesaikan berdasarkan urgensi untuk menjadi lebih efektif dan produktif dalam pekerjaan.

Dengan menggunakan metode Eisenhower, kamu dapat mengkategorikan tugas berdasarkan urgensinya untuk menentukan mana yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat menunggun atau dihilangkan sama sekali.

Matriks Eisenhower dinamai untuk Presiden Eisenhower, yang mengembangkan teknik untuk pengambilan keputusannya sendiri. Sebelum menjadi presiden Amerika Serikat ke-34, Eisenhower seorang jenderal di Angkatan Darat AS dan komandan tertinggi Pasukan Sekutu selama Perang Dunia II.

Dia menghadapi keputusan sulit setiap hari tentang tugas mana yang harus dia fokuskan setiap hari, yang membuatnya mengembangkan metode untuk mengatur keputusan berdasarkan urgensi dan kepentingan.

Matriks Eisenhower (juga dikenal sebagai kotak Eisenhower) ditampilkan dalam buku penulis Stephen Covey, “The 7 Habits of Highly Effective People,” yang mempopulerkan alat ini sebagai cara bagi para profesional bisnis untuk memecahkan masalah.

Baca Juga : Mengenal Survivorship Bias

Kategori Eisenhower Matrix

Dengan menggunakan matriks Eisenhower kamu bisa membagi tanggung jawab menjadi empat kategori berbeda:

• Mendesak dan penting : Ini adalah tugas yang akan segera kamu kerjakan.
• Penting tetapi tidak mendesak : Tugas-tugas ini penting tetapi dapat dijadwalkan untuk dilakukan nanti.
• Mendesak tetapi tidak penting : Tugas-tugas ini harus segera diselesaikan tetapi tidak terlalu penting dan dapat didelegasikan kepada orang lain.
• Tidak mendesak atau penting : Tugas-tugas ini dapat dihilangkan seluruhnya.

Kuadran yang berbeda juga dapat diberi label:

• Do (kerjakan)
• Decide (putuskan)
• Delegate (delegasikan)
• Delete (hapus)

Dua dari kuadran dalam matriks Eisenhower Perbedaaan Mendesak dan Penting

mendesak dan penting dan mendesak tetapi tidak penting. Untuk lebih memahami tugas mana yang harus dikategorikan ke dalam dua kuadran ini, penting untuk memahami sepenuhnya perbedaan antara mendesak dan penting.

Tugas mendesak

Tugas yang membutuhkan perhatian segera dan menempatkan kamu dalam mode reaktif. Mereka sering peka terhadap waktu dan didorong oleh tenggat waktu.

Misalnya, menanggapi email masuk atau membalas panggilan telepon mungkin penting tetapi mungkin penting atau tidak penting dan sering dikaitkan dengan pencapaian tujuan orang lain.

Tugas penting

Tugas yang berkontribusi pada tujuan, misi, dan nilai jangka panjang kamu. Tugas-tugas penting terkadang mendesak tetapi dalam banyak kasus tidak.

Misalnya, kamu mungkin memiliki kewajiban berbicara di akhir bulan yang penting tetapi saat ini tidak mendesak.

Dengan berfokus pada tugas-tugas penting, kamu akan beroperasi dalam mode responsif daripada mode reaktif, yang membantu kamu tetap rasional, tenang, dan siap menghadapi peluang baru.

Cara Menggunakan Eisenhower Matrix

Berikut adalah langkah-langkah dasar yang bisa kamu ambil untuk menggunakan metode Eisenhower secara efektif:

1 Mengklasifikasikan tugas-tugas mendesak dan penting

Mulailah dengan mengevaluasi daftar tugas kamu dan mengklasifikasikan tugas yang mendesak dan penting. Tugas mendesak itu tugas yang memiliki tenggat waktu, biasanya dalam satu atau dua hari ke depan.

Tugas penting merupakan tugas untuk jangka panjang. Mereka mungkin tidak memberikan hasil langsung tetapi, sebaliknya, biasanya berfokus pada keputusan jangka panjang.

2 Lengkapi kuadran “Do“

Tugas-tugas ini merupakan tugas-tugas yang mendesak dan penting. Mereka biasanya memiliki tenggat waktu yang semakin dekat dan berkontribusi pada tujuan perusahaan kamu.

Mulailah dengan memeriksa daftar tugas kamu dan menilai mana yang merupakan prioritas tertinggi. Jika tugas itu penting dan perlu diselesaikan dalam satu atau dua hari, itu harus masuk ke kuadran pertama.

3 Pindah ke kuadran “decide”

Selanjutnya, identifikasi tugas-tugas yang harus masuk ke kuadran “putuskan”. Ini adalah tugas yang penting tetapi tidak mendesak, seperti mengirim email penting atau chat dengan orang.

Tugas yang kamu tempatkan di kuadran “putuskan” adalah tugas yang dapat kamu jadwalkan di lain waktu. Mereka penting untuk tujuan jangka panjang kamu.

Saat kamu menjadwalkannya, pastikan kamu memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya agar tidak berpindah ke kategori mendesak.

4 Lengkapi kuadran “delegasikan”

Setelah menjadwalkan tugas-tugas yang penting tetapi tidak mendesak, selanjutnya putuskan mana yang dapat kamu bisa delegasikan. Tugas-tugas ini sering kali tampak penting tetapi pada akhirnya tidak berkontribusi pada produktivitas kamu.

Saat kamu mengevaluasi daftar kamu, putuskan apakah daftar tersebut dapat dijadwalkan untuk lain waktu atau didelegasikan.

Beberapa contoh aktivitas yang mungkin ingin kamu delegasikan adalah penjadwalan wawancara, rapat yang dapat dilakukan oleh orang lain, atau membalas email tertentu.

Kegiatan apa pun yang dapat didelegasikan kepada orang lain dapat membebaskan waktu kamu untuk fokus pada tugas-tugas di kuadran satu.

5 Hilangkan tugas yang tidak perlu

Dari daftar tugas yang kamu buat, identifikasi tugas yang mengurangi produktivitas kamu dan tidak berkontribusi pada tujuan kamu.

Aktivitas umum yang harus kamu hilangkan adalah aktivitas umum yang mungkin kamu gunakan untuk menunda-nunda pekerjaan, seperti menghadiri rapat tanpa agenda atau mengecek media sosial.

Tips untuk Menggunakan Eisenhower Matrix

Berikut adalah beberapa tip yang mungkin ingin kamu pertimbangkan saat menggunakan matriks keputusan Eisenhower:

• Batasi jumlah item per kuadran : Jika kamu menambahkan terlalu banyak item ke setiap kuadran dalam matriks, kamu dapat membuatnya terlalu rumit. Untuk menggunakan matriks Eisenhower secara efektif untuk manajemen waktu, kamu harus membatasi jumlah tugas menjadi tujuh atau delapan total.
• Buat matriks terpisah untuk tugas profesional dan pribadi : Meskipun merupakan ide bagus untuk membuat metode Eisenhower untuk kehidupan pribadi dan profesional kamu, sebaiknya buat matriks terpisah untuk menghindari komitmen yang tumpang tindih. Cobalah mendedikasikan waktu yang berbeda dalam sehari untuk setiap jenis komitmen dan evaluasi seberapa baik sistem bekerja untuk kamu.
• Menetapkan kode warna : Gunakan kode warna untuk setiap kuadran. Ini dapat membantu kamu mengenali apa yang perlu dilakukan hanya dengan melihat matriks.
• Fokus pada satu tugas pada satu waktu : Selalu fokus hanya pada satu tugas pada satu waktu sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya.
• Dedikasikan waktu-waktu tertentu dalam sehari untuk tanggung jawab tertentu : kamu mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyisihkan sejumlah jam atau periode waktu tertentu setiap hari untuk kegiatan di kuadran tertentu. Misalnya, kamu dapat menggunakan beberapa jam pertama hari kamu untuk mengerjakan tugas-tugas penting dan mendesak di kuadran satu. kamu juga dapat menyisihkan sejumlah jam setiap minggu untuk mengerjakan tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak.

Kesimpulan

ini dia pembahasan tentang eisenhower matrix, komponen, dan tips dalam mengembangkannya. Jika kamu seorang pemilik bisnis, penting bagi kamu untuk mengetahui matriks ini dan memeriksa daftar tugas yang kamu lakukan setiap harinya.

kamu jangan mengerjakan tugas yang tidak penting dan hanya membuang waktu kamu yang berharga. Misalnya, jika kamu melakukan proses pembukuan secara manual, kamu bisa mendelegasikan tugas ini kepada orang yang lebih berpengalaman.

semoga arikel ini bisa menambah wawasan dan bermanfaat